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乘风破浪 全力实现档案工作现代化——四川省遂宁市数字档案馆创建工作纪实

陈旧的卷皮、泛黄的纸张,一提起档案,很多人会联想到这样一幅画面。

然而,当你走进四川省遂宁市档案馆,你会惊讶地发现,如今的档案,可不是当初烙刻在人们心中的那种形象了。遂宁市档案馆查阅接待室内,几台崭新的电脑依次摆放,只需轻轻敲击键盘,你想查阅的相关档案资料就会呈现在眼前。“数字化”“高效率”,早已成为这里的工作特色。

历时9年,市档案馆馆藏档案已全部完成数字化工作,操作便捷的档案共建共享利用平台和馆藏档案远程利用服务平台相继建成并逐步完善。遂宁档案人以“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”为己任,以坚韧不拔的毅力,披荆斩棘,向着全国示范数字档案馆建设目标奋勇前进。

奋力启航:争取争取再争取

2009年6月,在河东新区东平大道,一座富有地方特色文化、兼具多功能于一身的档案馆新馆拔地而起,遂宁档案事业从此翻开了新的篇章。

随着全市经济社会的不断快速发展,档案工作日益成为政府治理和公共服务中不可或缺的基础和支撑。如何主动适应党和国家的新要求、人民群众的新期待和信息技术发展的新趋势?从2011年成功创建为全省首批国家一级档案馆起,遂宁档案部门的领导班子就一直在思考这个问题。随着新形势下档案工作的进一步发展,他们越来越清醒地认识到:建设数字档案馆,对传统档案馆进行升级和再造,逐步实现全市档案工作现代化,是一项最迫切的任务。在时任市档案局馆长杨世洪的牵头组织下,遂宁数字档案馆建设工作正式启动。

“创建数字档案馆,是一个系统性、持续性的工作。为了给数字档案馆建设扫清障碍,我们从一开始就必须做好充足的准备工作。”杨世洪说,“我们始终朝着目标前进,不管路上有多少困难,都要争取争取再争取,不达目的誓不罢休。”

努力争取全社会对数字档案馆建设的理解,市档案馆从一开始就坚持向查档群众、社会各界做好宣传工作,通过多种形式展示创建数字档案馆的决心、部署、态势,努力发挥好舆论的引导作用、鼓劲作用、监督作用和评价作用,尽力争取全社会形成理解创建、重视创建、协助创建的良好氛围。

努力争取党委、政府的支持,市档案馆领导班子多次向市委、市政府领导进行汇报,全力争取政策和资金上的支持。在全市机构编制、人员编制非常紧张的情况下,市档案馆增设了信息科,新增了1名参公事业编制,解决了人员不足、专门机构缺失的问题。项目所需的财政资金投入逐年增加,2012年起市财政每年划拨馆藏档案数字化加工预算经费50万元,2015年起增加到100万元。2012年至2019年间,市财政共拨款1000多万元用于市档案馆数字化和机房改造等项目建设,数字档案馆建设不断加速。

努力争取各立档单位对数字化工作的配合,为此,市档案馆明确档案数字化经费由立档单位自行解决。2012年,在全省率先开展滚动接收和纸质档案、数字化副本“双移交”工作,2017年又进一步推行次年接收和纸质档案、数字化副本、原生电子档案“三移交”工作,并要求移交单位逐件出具政务信息公开意见。2017年,通过电子文档在线管理系统与市党政网公文交换系统对接,实现电子文件的收集、整理、归档和电子档案在线移交,并主动介入、全程参与遂宁市OA自动化办公系统建设。截至2019年6月,已接收46个全宗单位原生电子档案1.2万件。

凭着这样的一股韧劲,在数年的不懈努力下,党委政府支持、立档单位配合、社会各界理解参与的良好工作格局基本形成。

把住方向:从严从严再从严

为了探索一条切实可行的数字化建设之路,市档案馆多次组织业务人员到省内数字化工作推进较好的档案馆调研学习,参加全国档案数字化工作培训,还专程到江苏太仓市档案馆、中国第二历史档案馆、南京市建邺区档案馆等地学习。之后,认真按照《四川省数字档案馆建设规程》和测评指标,把住方向,高处着眼,实处着手,努力探索一条适合自己的“航线”。

根深方得叶茂。“要想建设好数字档案馆,首先必须打牢软硬件平台建设这个必不可少的根基。”市档案馆领导班子这样认为,“并且在建设过程中还要有前瞻性,既要着眼于现代数字化档案管理的要求,又要充分考虑未来发展的需要。”

市档案馆对照国家档案局《数字档案馆系统测试办法》的标准,高起点建设基础设施及网络平台。加快实施中心机房、网络平台、服务器和存储设备、终端设备的建设,安装了具备数据收、管、存、用功能的档案馆分布式大型业务管理系统。同时,在设备配置、技术采用上注意整合资源节省投资,能依托全市平台的就依托,不拘泥于“小而全”。

考虑到档案事业的社会化走向,市档案馆领导班子在档案信息化建设过程中时时着眼未来,积极为档案开放做准备。市档案馆副馆长何萍感慨地说:“我们在技术标准上费了一番真功夫。为了更好地实现馆际共享,数字档案管理系统在数据导入、导出功能上必须具备开放性、灵活性。我们将近年形成的辨识度高的数字档案加工制作成双层PDF格式文件,便于提供全文检索;对早前形成的辨识度不高的数字档案,积极着手开展全文检索的技术攻关。我们还对系统进行了优化,在档案利用登记注册、目录检索、数据打印、数据输出、数据控制利用、过程记录监控、辅助编研、利用统计等功能基础上,增加了网上利用审核审批、查档利用身份识别、全文检索、系统自检、大文件上传等功能。”

市档案馆馆藏档案种类繁杂、数量庞大,档案数字化工作难以一步到位。那么,如何鉴定数字化范围,哪些档案应该优先数字化呢?市档案馆领导班子反复斟酌、仔细考量,在对档案价值进行科学分析的基础上,遵循“利用优先、分步实施”的原则,有计划、分步骤地开展数字化工作,充分保证了数字资源的加工质量。

“2011年起,我们就组织馆内业务骨干对馆藏档案进行了全面摸底。”市档案馆副调研员王强说。在统筹考虑资金、保存价值、保密等方面因素的基础上,经过鉴定,市档案馆将破产改制企业和机构改革撤销单位已到期的会计凭证类档案等剔除,纪检案件、信访业务、行政执法和行政复议等3000多卷专业档案也不作数字化处理,数字化范围得到明确。

“为了有效解决各立档单位人手不足、设备欠缺、业务水平参差不齐、技术标准掌握不熟练等问题,市档案馆馆藏档案数字化加工主要通过公开招标,委托专业公司进行处理,”王强说,“每年年初,我们都按照市场外包价格初步核算每卷档案的数字化处理成本,然后根据财政下达的年度预算资金确定当年数字化处理工作量。”为保证数字化工作稳步推进,市档案馆科学合理安排财政预算资金,并将数据质量与费用结算挂钩,有效保证了数据质量和财政资金的使用效率。

为方便群众查阅利用,针对社会公众对档案的需求热点,市档案馆对涉及民生、利用频繁和党委政府重点部门的档案优先进行数字化加工处理,截至2019年7月,以卷为单位的馆藏档案数字化率92.9%、以件为单位的数字化率99%、民生档案数字化率100%,已建立了婚姻登记、复退军人、招工、知青、劳模、户籍等9个专题档案目录数据库,建立开放档案查询系统、民生档案查询系统、“遂宁档案”手机APP等,极大地满足了社会各界对档案查阅的需要。

在数字化建设过程中,市档案馆始终绷紧档案安全这根弦,全程监管,确保各环节科学有序与信息安全。市档案馆将外包公司数字化加工场地设置在市档案馆的3楼备用库房内,并派驻业务骨干实行全方位监管。市档案馆还出资给加工场地配备消防设备、安装监控和门禁系统,并建立了严格的工作制度。承接数字化加工的公司负责人介绍:“我们非常重视安全保密工作,对每名员工都进行了保密培训,并坚持做到每日工作完毕清点档案并归入固定区域;加工场所严禁连接网络,禁止带入手机或移动存储设备,对加工设备非必要信息出口使用专业手段进行封闭;建立随工单制度,将每份档案的加工流程和去向登记在册;将涉密档案、敏感控制文件交由专人进行备注,一律不作扫描转化,有效保证了加工数据的齐全完整和准确安全。”

在网络平台建设方面,市档案馆以布局合理、可扩展、安全可靠为基本要求,根据不同网络的特点,将局域网与政务网、因特网进行物理隔离、分网运行,并分别部署安全系统,堵塞网络应用上的安全漏洞,从而保证系统和数据不被非法入侵和窃取。在利用工作中,市档案馆分别建立资源总库、管理库、利用库,对数字档案资源实行三库分建分用,消除数据利用中的安全隐患;根据需要采用不同的存储格式,对工作人员和利用者设置不同的权限,进一步消除了利用过程中的安全隐患。

为了更好地保障数字档案的安全,市档案馆持续做好数据备份工作,目前已完成遂宁市文书档案(卷)、专业档案等9类档案通用型数据的离线备份,同时利用磁带库对系统全部数据进行实时备份。根据国家档案局《档案馆防灾减灾规范》要求,将贵阳市确定为异地备份地,于2019年全面完成备份数据交接。

冲向彼岸:向前向前再向前

雄关漫道真如铁,而今迈步从头越。市档案馆数字档案馆创建工作在市委、市政府的大力支持和各部门的积极配合下,进展顺利,形势喜人。

2014年,遂宁市档案馆被确定为四川省数字档案馆建设示范单位。2016年,遂宁市规委会将遂宁市档案馆新馆纳入公共文化场馆群——遂宁文化中心建设。新馆的规划设计反复征求档案部门意见,充分考虑了数字档案馆建设的相关要求。

经过多年辛勤耕耘,遂宁数字档案馆机房硬件配备合理、运行稳定,与政府OA办公系统顺利对接,实现了原生电子档案在线接收。馆内各系统流程顺畅、功能齐全,具备业务拓展能力,操作便捷;三网三库独立运行,管理有序,安全可靠;数据库结构科学,数据利用方便,符合安全及保密规定。“遂宁建设经验”被四川省档案局以工作通报形式在全省宣传推广。

“便民”“高效”是市档案馆馆藏档案基本实现数字化后群众给出最多的评价。可人们不知道的是,为了实现这样简简单单的4个字,遂宁档案人付出了多少艰辛。但看到群众幸福感和获得感的提升,遂宁档案人感到付出无比值得。

与时俱进,永无止境。遂宁档案人还有更多更高更远的目标等待着去实现:形成大档案格局,将数字档案馆(室)建设融入遂宁“智慧城市”建设大局,融入全社会信息化建设大局,由市本级向全域拓展,由行政单位向一般单位延伸……遂宁档案事业的发展必将更加美好。

原载于《中国档案报》2020年1月20日 总第3478期  第一版

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