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舵稳当奋楫 风劲好扬帆——江苏省昆山市民生档案便民服务工作侧记

“请注意!昆山数字电视高清点播可以查询民生档案目录了!”2018年11月,《昆山档案》栏目在昆山数字电视高清点播中开通。自此,昆山居民可以足不出户,通过电视机顶盒查阅档案目录。2019年10月,栏目进行了优化调整,分为走进档案馆、兰台撷英、昆山记忆、在线查询4个板块,市民可在线查询婚姻、出生医学证明、独生子女、调资、劳动招工、工作调动共6类民生档案,还可以了解昆山历史、地情文化及档案相关知识,使群众实现了由“看电视”到“用电视”的转变。

“像昆山这样的地方,包括苏州,现代化应该是一个可以去勾画的目标。”这是习近平总书记在江苏调研时对昆山的殷切希望。

昆山地处中国经济最发达的长江三角洲,隶属苏州市,与上海为邻。30年前,昆山从一个传统的农业县摸索前行,开拓进取,成功创出了一条“昆山之路”,发展成果令人赞叹。现在的昆山已成为全球资本、技术、人才的集聚地,海峡两岸产业合作的集聚区,全国对外贸易加工和进出口的重要基地,是全国18个改革开放典型地区之一,被列为江苏省社会主义现代化建设试点地区,蝉联全国中小城市综合实力、绿色发展、投资潜力、科技创新、新型城镇化质量百强县5个“第一”。

蹄疾步稳 简政惠民 拓宽便民服务渠道

昆山总人口277.4万,其中户籍人口90.3万。如何更好地为人民群众提供高质量的档案服务?市档案馆牢记初心使命,开展了积极探索。为了让数据多“跑腿”、群众少跑路,市档案馆积极响应长三角一体化发展战略,顺势而为、乘势而上,拉开了便民服务建设的序幕。

2018年3月,沪苏浙皖三省一市档案馆签订了《开展民生档案异地查档、便民服务工作合作协议》,依托三省一市民生档案服务信息系统,面向区域内344个档案馆,开展联动联查。自此,昆山市民在家门口就可查询长三角区域民生档案。

2018年5月,市档案馆在“智慧昆山”APP正式上线民生档案查询服务,点击“市民驿站”进入“档案查询”,便可以线上查询与自己相关的民生档案,查询成功可持本人身份证至市档案馆领取档案出证材料。2018年6月,市档案馆将民生档案查询出证权限下移,市民可在市行政审批局和11个区镇便民服务中心进行民生档案查询出证。2019年6月,基层查阅平台继续布点扩面,努力缩短档案服务半径,民生档案查询出证工作向青阳、柏庐、震川、亭林4个城市管理片区延伸,逐步完善市、镇、村三级联动档案利用体系,市民持本人身份证可就近查询出证,实现了民生档案查询“全城通办”。

档案服务“最多跑一次”改革极大提升了市民的幸福感。一位刚刚办好档案证明的市民夸赞道:“现在查档方便多了,只需带着身份证,告知要查档的内容,分分钟便办好了,档案馆就像是建在家门口一样。”在昆山开发区、花桥、千灯等便民服务中心,来查档的市民纷纷为民生档案查询出证“同城通办”服务点赞。

江苏昆山和上海嘉定地缘接近、人文相亲,两地人员来往频繁,婚姻、出生证明、不动产等档案的利用率逐年提高。2018年7月,昆山市档案馆主动对接嘉定区档案馆,签订《跨省市档案部门联动合作协议书》,就民生档案跨省市远程服务、党建和文化交流等达成合作协议,在嘉定区档案馆、安亭镇和昆山花桥便民服务中心等地相互设立民生档案远程查阅点,极大地方便了两地居民利用档案。

市档案馆馆长陈勇在介绍档案便民工作时说:“我们围绕苏州市档案‘五聚三特’(即聚心党的建设、聚神安全管理、聚力重点工作、聚焦创新引导、聚合市县发展,具有新时代内涵的苏州特色大档案、活档案、慧档案)的工作思路,紧跟时代步伐,深入体察民心民意,勤思便民之策,笃行利民之举,以信息技术为支撑,优化网格化查档功能,拓展社会化服务范畴,逐步完善档案查询多元化服务体系。2019年,查档服务窗口共计接待1.42万余人次,查阅档案2.37万余卷(件),开具协查函24份,长三角一体化便民查档平台跨馆查档23次,查档满意率达100%。”

脚踏实地 深耕细作 加强信息化建设

随着经济活力的增强,外来人口的增多,档案利用量逐年增加,档案在服务民生方面的重要作用愈加凸显,传统的档案服务方式难以满足现实需要,“路上一小时、查档十分钟”是多年前档案利用服务中的普遍现象。能否解决好民生问题是党和政府的重点工作,是社会各方关注的焦点。

昆山市档案馆成立于1959年,新馆于2018年6月6日开馆,建筑面积3.7万平方米,馆藏档案65.1万卷72.6万件,馆藏量位居苏州市前列,馆藏档案数字化率达100%,是江苏省5A级数字档案馆。

市档案馆不断加强档案信息化建设,在研究新情况中发现新规律,在运用新办法中摸索新经验,在解决新问题中实现新突破,不断进行现有民生档案查阅平台的硬件提升与软件调试,按照互认互通的档案专题数据标准体系,对照《数字档案馆系统测试办法》等测试标准,对馆藏300余万条数字化目录进行重新校对梳理,检查更正错误条目,增录任免、选举、名册等条目信息,累计校对条目170余万条,有效提高了检索效率,实现了海量档案数据的快速检索。

同时,市档案馆以建设“三通”(网络通、平台通、数据通)为目标,深入探索“互联网+公共服务”模式,以数据集中、资源共享、高效便民为宗旨,利用云计算、大数据、移动互联网等技术,整合全市社会公共服务资源,深化档案数据应用,推动“智慧档案馆”项目研究开发,对民生档案数据信息进行综合统计、分析,实现了档案的智慧收集、管理、服务、监督与保护。

此外,市档案馆加强对馆藏档案的开发利用,对未满30年但对经济社会发展特别是民生工作有较大利用价值的部分案卷进行鉴定,对达到公开条件的及时开放,完善民生档案资源供给结构;对各部门进馆档案数字化工作加强管理和监督,建成婚姻登记、劳动招工、独生子女、职工调动等30个常用专业档案全文数据库,夯实档案信息查询的基础。

为提升民生档案服务质量和利用效率,市档案馆与市民政局婚姻登记中心合作,实现婚姻登记档案数据共建共享;与市信息中心建立数据接口,实现政府公开信息与市政府门户网站同步更新;与市不动产登记中心、市公证处等单位建立即收即办协查机制,有效解决群众办证等待时间过长的问题;对婚姻、出生医学证明、知青、退伍军人、劳动招工等利用率比较高的档案种类,加大收集进馆与开放利用力度,提升专题数据库建设质量,拓展民生档案服务种类,为群众异地查档减环节、减时间、减次数,切实增强群众的获得感和满意度。

走深走实 优化管理 保障档案安全

档案利用服务既要创新服务方式,又要确保档案安全。民生档案涉及个人隐私,一旦发生信息泄露便引发不良后果。

市档案馆全方位推进档案安全体系建设,从设备配置、网络传输、流程设计等方面不断完善档案安全体系;严格依法依规开展跨馆档案查询利用工作,并在法律法规允许的范围内,最大限度地为群众提供档案查阅服务。其中,民生档案服务共享平台依托市政务网运行环境,充分考虑了平台运行的安全性,有效筑牢了安全防线。

为确保民生档案信息数据安全,在利用过程中,市档案馆完善档案跨馆查阅利用制度,确保档案在查阅利用、传输等环节信息不外泄,编制覆盖民生档案查询服务全过程的业务手册和办事指南。对于民生档案的远程利用,市档案馆实行统一管理、统一利用、统一印章和出证格式,并与市民政、法院、公安、计生、公证等部门就档案出证的事宜进行协调。每名工作人员配备专用账号和电子印章密钥盘。通过平台查询、传输的电子档案须加盖统一样式的“档案证明专用章”,并加盖受理点公章,确保档案安全有效。市委、市政府对此给予了充分肯定和大力支持,专门发布《关于启用区镇行政服务中心查档专用章的通知》,确保档案部门出证的有效性。

以敬民之心,行简政之道。民生档案利用服务是档案部门深入推进“放管服”改革的生动实践。如何在效率与安全中取得平衡,需要市档案部门简政放权做“减法”、加强监管做“加法”、优化服务做“乘法”、攻克壁垒做“除法”,通过分布密集、覆盖面广的服务网络,打通民生档案利用便捷化的“任督二脉”,实现档案信息在市、镇、村共享,这是时代发展的必然要求,也是融入长三角一体化发展的必经之路。市档案馆以“查档随时随地、阅档一键打印”的便民服务为目标,真正发挥档案服务民生的功能,让人民群众在改革发展中感受到更多的获得感。

原载于《中国档案报》2020年1月9日  总第3473期  第一版

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